>>> Anasayfaya Dön
 

ZAMAN YÖNETİMİ VE PLANLAMA

1-PLAN VE PLAN HAZIRLANMASI

2-ZAMAN YÖNETİMİNİ ETKİLEYEN  FAKTÖRLER

3-ZAMANI İYİ KULLANMA YÖNTEMLERİ 

1- PLAN VE PLAN HAZIRLANMASI

Zaman, yönetimi temel kaynaklarından biridir. Yönetici için zaman paradan daha değerli ve daha önemlidir. Ancak, yönetimin kaynakları içinde en kötü kullanılan ve harcanan kaynak da zamandır.

Yönetimde zamanın etkili ve verimli kullanabilmesi için, günlük çalışma içinde kısa aralarla dinlenmek gereklidir. Dinlenmek zaman kaybı değildir. Zaman kaybı ve zamanın boşa harcanması, yöneticinin yönetmeye çalıştığı saatler içindeki harcamadır.

Yapılan araştırmalara göre, yöneticiler çalışma saatleri içinde zamanların %70’ini başkalarıyla (astlarıyla, üstleriyle, akranlarıyla, iş sahipleriyle ve ziyaretçilerle makamında, toplantılarda) konuşarak geçirmekte; sık sık toplantı yapmakta, ya da toplantılara katılmakta ve kalan vaktinde de evrak-dosya incelemekte ve günlük yazıları imzalamaktadır. Bu yüzden çoğu yönetici yönetim fonksiyonlarını etkinlikle yerine getirecek zamanı bulamamaktadır.

Bununla beraber, yöneticilere yönetimin ne olduğu, neleri içerdiği sorulduğunda, genellikle planlama, organizasyon, koordinasyon, yöneltme (sevk ve idare) ve denetleme (kontrol), vb. kavramlardan söz ederler. Ama ne iş yaptıkları, zamanlarını nasıl harcadıkları kendilerine sorulduğunda da, toplantılara gittiklerini, telefonlara cevap verdiklerini, astlara-üstlere görüştüklerini, ziyaretçilerle ve iş sahipleriyle ilgilendiklerini, evraklarını imzaladıklarını, konuşma yaptıklarını ve yolculuk ettiklerini söylerler.

Yönetimde en önemli sorun, zamanı planlama ve zamanı iyi kullanmadır. Zira yapılan araştırmalara göre, bir yöneticinin mesai içinde rahatsız edilmeden çalışabileceği zaman ancak on dakikadır. Bu yüzden her yönetici verimli ve etkili çalışabilmek için önce zamanını iyi yönetmek zorundadır. Çünkü yönetici düşünmeye ve dinlenmeye zaman bulabildiği oranda başarılı olabilir. Zira yönetici düşünen ve karar veren kişidir.

Çok çalışmak hiç bir zaman verimli olmak değildir. Aslında, çok çalışan yöneticilere sadece acımak gerekir. Haftada 45-55 saatin üstünde çalışan yöneticiler etkinliklerini yitirme tehlikesiyle karşı karşıyadırlar. Yapılan araştırmalar, 8 saatin üstünde çalışıldığında verimin hızla düştüğünü kanıtlamıştır. Zira, 8 saatte yapılacak işe 10-12 saat ayırmak gevşek davranmak demektir. Nitekim başarısız yöneticilerin bir özelliği de aile hayatlarından fedakarlık etmeleridir. Zira bunlar aile hayatlarından ve kendi zamanlarından çalarak iş hayatlarını da tehlikeye atarlar. Genelde ailenin ihmali, hem iş verimini düşürür, hem de aile hayatını olumsuz yönde etkiler. Bu nedenle önemli olan günde 16 saat çalışmak değil; günde 8 saat verimli çalışmaktadır.

Unutulmamalıdır ki, çok çalışmayla olumlu sonuçlar arasında doğrudan hiç bir ilişki yoktur. Nitekim, "Çok değil, akıllıca çalış" özdeyişi bu gerçeği yansıtmaktadır. Aslında pek az şey başaran bir yönetici, beceriksizliğini çok çalışıyormuş gibi görünerek dengelemeye çalışır. Ama, çok çalışarak elde edilen sonuç dökülen tere değmez. Etkili bir planlamayla çalışan her saat, uygulamada üç yada dört saat kazandırır ve daha iyi sonuçlar sağlar. Planlama zaman alır ama sonunda vakit kazandırır.

Norveç'te yapılan bir inceleme ve tespit sonucunda, yöneticinin zaman envanteri çıkarılmış ve buna göre, uygulamada gerçekleşen faaliyetlerine ayırdığı ortalama zaman ile yönetimde ideal ve rasyonel olarak bu faaliyetlere ayrılması gereken zaman oranı aşağıda gösterilmiştir;

Faaliyet Gerçekleşen(%)                                            Olması Gereken(%)

1.Planlama......                                                                     30        40

2.Raporlar ve yazılar.                                                             13        15

3.Toplantılar...                                                                       21        10

4.Telefon...                                                                            8           5

5.Sosyal faaliyetler...                                                            20         25

6.Taşra ziyareti...                                                                   8           5

TOPLAM...                                                                         100       100

Görüldüğü gibi, bir yöneticinin zamanının en çoğunu planlama ile sosyal faaliyetler almakta ve alması da gerekmektedir

(Sayfa Başına Dön)

2- ZAMAN YÖNETİMİNİ ETKİLEYEN FAKTÖRLER

Yönetimde zaman açısından verimi olumsuz etkileyen faktörler şunlardır:

* Yönetimde, ziyaretçiler (misafirler) yöneticilerin en büyük zaman tuzağıdır. Özellikle her gelene kapısı açık yöneticilerin hiç zamanı yoktur.

* Yöneticilerin zaman israf ettiği önemli bir alan da gereksiz toplantılardır. Çünkü yönetici âmir olarak zaman zaman toplantılara katılmak zorundadır. Ancak yapılan araştırmalara göre, toplantıların yarısı gereksiz ve yararsızdır. Özellikle yöneticinin karar vermek istemediği ve sorumluluğu başkalarına yüklemek istediği toplantılar ile amaçsız ve gündemsiz yapılan toplantılar ve ayrıca sohbet ve tartışmalar yüzünden uzayıp giden ve bir sonuca varamayan toplantılar ilk sırayı almaktadır.

* En büyük zaman hırsızı kararsızlıktır. Zira, yönetimde kararsızlık en büyük zaman kaybıdır. Oysa, hızla karar verildiğinde bile onu düzeltmek için zaman vardır. Geç karar verilirse iş işten geçmiş olur.

* Yönetimde zamansızlığın en büyük nedenlerinden biri de yetki tekelciliği yani merkeziyetçiliktir. Astlarına yetki vermeyen bir yöneticinin elbette zamanı olmaz; Yönetimde rutin işler içinde boğulur kalır. Ama astları da boş oturur ve zaman doldurur. bu nedenle yönetimde zaman kazanmanın ve zamanı en iyi kullanmanın bir yolu da yetki devridir. Yetki devretmeyen bir yönetici, “yönetmiyor” demektir.

* Yönetimde ast-üst ilişkilerinde aksaklıklar da çok zaman kaybına yol açar. Özellikle yöneticilerin astlarını sık sık mekanına çağırması, yöneticiyle görüşmek isteyen astların gelip uzun süre sekreterlikte (özel kalemde) beklemesi önemli bir zaman kaybıdır. Oysa yöneticinin vakti kadar astların vakti de kıymetlidir. İşlerin sürekli ve düzenli yürütülmesinden astlar sorumludur. Belki bir işçinin veya memurun bir saat kaybı zarar vermez ama bir müdürün hatta bir şefin bir saat kaybı teşkilâta pahalıya mal olabilir.

(Sayfa Başına Dön)

3-ZAMANI İYİ KULLANMA YÖNTEMLERİ

Yönetimde zamanı iyi kullanma, başarılı olmanın etkili yoludur. Zamanı iyi kullanmanın kuralları şunlardır:

1. Planlama yapın. Zira, zamanı en iyi yönetmenin yöntemi, planlama yapmaktır. Planlama, zamanı akılcı kullanma, kısaca zamanlama demektir. Özellikle günlük ve haftalık işlerinizi önceden planlayın ve daima planlı, programlı çalışın.

2. Sizin yapmanız gerekmeyen işleri başkalarına verin. Bunu yaparken de, istediğiniz sonucu alabilmek için , işi verdiğiniz kişilere günü gününe sorumluluk yükleyin.

3. Sekreter çalıştırın (Sekreter sizi arayanlarla muhatap olarak zaman kaybınızın bir bölümünü önleyebilecek; örneğin telefonlara cevap verecek ve sizinle görüşmek isteyenlere buna ayırdığınız süre içinde randevu verecektir).

4. Maiyetinizde çalışanlara, sizinle görüşmeleri için belirli bir saat tanıyın ve önceden planlayarak bütün sorunların bu süre içinde ele alınmasını sağlayın.

5. Yardımcılarınızın ve sık sık görüştüğünüz astlarınızın odaları, yerleşim olarak, size yakın olsun. Fiziki yakınlık iletişimi hızlandırır ve zaman kazandırır.

6. Zamanınıza hassas davranın. Kendi büronuz yerine toplantıları başkalarının odalarında yapın. Böylece veda edip çıkmak kolay olur.

7. Odanızda uzun süre oturup zaman çalan bir ziyaretçinizi dışarı çıkarmak için, sekreteriniz içeri girip size bir toplantınızı veya randevunuzu hatırlatsın.

8. Yolculuk sırasında ya da beklerken zamanı değerlendirmek için yanınıza bir kitap ya da iş alın.

9. Astlarınızla yapacağınız toplantıları mutlaka gerektiği zaman yapın ve toplantılarınıza sadece ilgili kişileri çağırın.

10. Her şeyden önce zamanınızı iyi yönetin:

(a) Günlük zorunlu işleri yaptıktan sonra kendinize zaman ayırın,

(b) Olağanüstü baskıların üstesinden gelebilmek için işe ara verin,

(c) Okumak, bireysel gelişiminizi sağlamak, yeni beceriler kazanmak ve kişisel ilişkiler kurmak için kendinize zaman ayırın.

11. Başkalarının zamanını boşa harcamayın. Eğer siz başkalarının zamanını boşa harcamıyorsanız, onların sizin zamanınızı harcamamalarını istemek en doğal hakkınızdır. Zamanı iyi kullanmanın amacı, sadece mükemmel çalışmak değil, aynı zamanda dinlenmeye ve düşünmeye zaman bulabilmektir. Çünkü yöneticilik her şeyden önce zihinsel etkinliktir.

“Zamanında hiçbir şeyi kaçırmamak ve zamansız hiçbir şeye uzaktan yakından girişmemek başlıca dikkatimizi çeken şey olmalıdır.

(Sayfa Başına Dön)

>>> Anasayfaya Dön